Starter Set zur strategischen Personalplanung für kleine und mittelständische Unternehmen

Trotz ihrer zentralen Bedeutung für den langfristigen Unternehmenserfolg (s. auch mein Beitrag „Strategic Workforce Planning als zentrale Erfolgsvoraussetzung für agiles Handeln“) ist die Strategische Personalplanung (SPP) ein lange vernachlässigter Bereich bei großen wie kleinen Unternehmen. Das kostenfreie und einfach zu nutzende Starter Set Strategische Personalplanung, das speziell für die Bedarfe kleiner und mittelständischer Unternehmen konzipiert wurde, schließt diese Lücke. Mit Markus Pauly von der Deutschen Gesellschaft für Personalführung und Dr. Kai Berendes vom Lösungsanbieter Dynaplan habe ich über das im Rahmen einer Initiative des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales geförderten Initiative entwickelten Tools gesprochen.

Was war die konkrete Motivation für das Projekt?

Markus Pauly: Mit unseren Mitgliedsunternehmen diskutieren wir in der DGFP schon lange den Einfluss der demographischen Entwicklung und auch der Digitalisierung auf die strategische Planung. Denn anders als Großunternehmen, also insbesondere DAX-Unternehmen, haben kleine und mittelständische Unternehmen häufig nicht die Möglichkeit, in ihren Personalabteilungen hinreichend Ressourcen für eine strategische Planung bereitzustellen. Daher wollten wir mit unseren Starter Set auch KMUs eine Möglichkeit bieten, ohne großen Ressourcenaufwand eine strategische Personalplanung betreiben zu können.

Kai Berendes: Genau – wir sehen, dass die Herausforderungen für die Kleinunternehmen teilweise sogar noch stärker sind. Die Großunternehmen bauen starke Marken auf und positionieren sich als attraktiver Arbeitgeber. Daher wird es für kleinere Unternehmen auf der einen Seite in einzelnen Berufsfeldern zunehmend schwieriger, Nachwuchs zu bekommen. Auf der anderen Seite verfügen kleine Unternehmen häufig gar nicht über die Ressourcen für Strategie- oder Stabsabteilungen, die sich mit strategischen Fragen beschäftigen. Es dominiert sehr stark das Tagesgeschäft. In KMUs ist Strategie häufig allein „Chefsache“ – und hier lag für uns der Reiz des Themas. Denn wenn diese Fragen insbesondere auch für kleine Unternehmen relevant sind, stellt sich die Frage, wie man – ohne einen zu großen Zeit- und Ressourcenaufwand – einen Mehrwert für KMUs schaffen kann. Eine zusätzliche Motivation für uns war darüber hinaus auch, einen Beitrag zur Entwicklung der KMUs zu leisten, die eine wichtige Säule für unsere Gesellschaft insgesamt darstellen. Wir stellen damit einen Teil unserer Erfahrung zur Verfügung.

In KMUs dominiert häufig das operative Tagesgeschäft – Strategieentwicklung passiert oftmals nur am Wochenende.

Dr. Kai Berendes

Was genau umfasst das Starter Set und welchen Mehrwert bietet das Tool für KMU?

Markus Pauly: Das Starter Set umfasst mehrere Module, die aufeinander aufbauen. Zuerst einmal bieten wir den Unternehmen die Möglichkeit, mittels eines Selbst-Checks einzuschätzen, ob sich der Aufwand einer strategischen Personalplanung überhaupt für sie lohnt. Zudem haben wir natürlich den Planungsrechner als eigentliches Herzstück des Starter Sets. Hierzu bieten wir eine Broschüre an, die die Methodik und Handhabung des Tools erläutert. Außerdem sind ein Ratgeber für Betriebsräte sowie Informationen zu einem speziell mit unserem Partner WMP entwickelten Trainingskonzept für Betriebsräte enthalten. Der Mehrwert für kleine und mittelständische Unternehmen ist daher, dass sie sich kostenfrei und ohne Einstiegsbarrieren innerhalb kürzester Zeit ein Bild über ihren konkreten Handlungsbedarf verschaffen können.

Kai Berendes: Wichtig ist aus unserer Erfahrung, gerade kleine Unternehmen, in denen Strategieentwicklung sonst häufig am Wochenende betrieben wird, durch einen schlanken Prozess durchzuführen. Häufig stecken die Entscheidungsträger in KMUs ja so tief im operativen Tagesgeschäft, dass oft gar nicht die Zeit bleibt, über solche Fragen gezielt nachzudenken. Das kann natürlich dazu führen, dass Lücken nicht rechtzeitig erkannt werden und dadurch die Lebensfähigkeit der Organisation, das heißt der Geschäftszweck, gefährdet ist. Auf Basis der wesentlichen strategischen Eckpfeiler wollen wir daher stringent und zugleich einfach gehalten eine Möglichkeit bieten, den künftigen Personalbedarf zu ermitteln und diesen dann gezielt mit den heute vorhandenen Kapazitäten abzugleichen.

kmu-screenshot

Ansicht des Tool zur strategischen Personalplanung (Bildquelle: http://www.dynaplan.com)

 

Das Starter Set ist ein Einstieg in die strategische Personalplanung, der KMUs strategische Denkanstöße gibt.

Dr. Kai Berendes

Dabei ist es auch wichtig, sich mit der Entwicklung des Personalbestands über die Zeit zu beschäftigen. Daher haben wir in das Starter Set neben dem Planungsrechner, den Herr Pauly gerade ansprach, auch die Möglichkeit integriert, auf Basis unseres Simulationstools Dynaplan Smia unterschiedliche Szenarien aufzuzeigen. Damit geht das Tool deutlich über normale Altersstrukturanalysen hinaus und verbindet die strategischen Eckpfeiler – Welche Produkt-/Marktkombinationen und Innovationen sieht das Unternehmen für die Zukunft? Wie wird sich die Produktivität entwickeln? – mit der Entwicklung des Personalbestands. So ist es möglich, Risiken – aber natürlich auch Chancen – frühzeitig zu erkennen. Das Starter Set haben wir bewusst so angelegt, dass die Nutzer innerhalb weniger Stunden durch den Planungsprozess geleitet werden. Dadurch ist es natürlich notwendig, an der einen oder anderen Stelle auch die Komplexität zu reduzieren – zumindest wenn man unseren Ansatz mit der strategischen Personalplanung in Konzernen vergleicht. Zum Beispiel haben wir die Betrachtung auf 250 Mitarbeiterkapazitäten reduziert und auf die Integration der Personalkosten verzichtet. Daneben wird die Kompetenzdiskussion nur angestoßen und es findet keine Berücksichtigung einer räumlichen Dimension im Sinne mehrerer Unternehmensstandorte statt. Das war eine bewusste Entscheidung auf Basis einer ersten Rückmeldung von Testanwendern. Das Starter Set ist somit als ein Einstieg in das Thema gedacht, der KMUs strategische Denkanstöße gibt.

Welche Voraussetzungen sollten KMUs schaffen, damit sie das Tool gezielt einsetzen können?

Markus Pauly: Die Unternehmen benötigen natürlich hinreichende Daten zu Ihrem Personalbestand und den einzelnen Job-Familien. Zudem sollten sie wissen, welche Strategie sie verfolgen und welche zentralen Markt- und Umwelteinflüsse sie zukünftig erwarten. Beides ist wichtig, denn die strategische Personalplanung können Sie nur dann sinnvoll durchführen, wenn sie sich im Vorfeld Gedanken darüber gemacht haben, wohin sich ihr Unternehmen in den nächsten fünf bis zehn Jahren entwickeln soll.

Kai Berendes: Richtig. Denn die strategische Personalplanung ersetzt nicht die systematische Erarbeitung einer Unternehmensstrategie. Letztere ist Ausgangspunkt der strategischen Personalplanung und gibt zentrale Impulse für den zukünftigen Bedarf. Für die Gegenüberstellung mit dem Personalbedarf werden das Alter der Beschäftigten sowie Daten über den aktuellen Mitarbeiterbestand (gemessen in Kapazitätseinheiten) zu einzelnen Mitarbeitergruppen zugeordnet. Das sind die sogenannten Job-Familien, die Herr Pauly gerade angesprochen hat. Diese Zuordnung zu Mitarbeitergruppen ist wichtig, da der zukünftige Bedarf nicht auf der Ebene einzelner Personen ausgedrückt werden kann. Es geht bei der strategischen Personalplanung daher nicht um individuelle Nachfolgeplanung. Das ist ein häufiges Missverständnis. Für die Simulation ist es hilfreich, die Entwicklung der Fluktuation in der Vergangenheit bei den einzelnen Mitarbeitergruppen zu kennen. Dann lässt sich durch das Tool auf Basis von Fluktuation und Alter die Entwicklung des Personalbestands über die nächsten Jahre berechnen. Wenn es um die Verbindung von Strategie und Personalbedarf geht, haben wir einen sehr pragmatischen Ansatz gewählt, wo wir zum Beispiel anhand von Expertenschätzungen simulieren, wie sich eine Veränderung im Marktvolumen auf die Mitarbeiterzahl auswirkt. In der Produktion lässt sich das häufig einfacher bestimmen – da weiß ich in der Regel, wie viele Mitarbeiter ich benötige, um meine Produkte herzustellen. Bei der Kalkulation des zukünftigen Personalbedarfs gehen wir davon aus, dass der aktuelle Bedarf mit dem derzeitigen Personalbestand gedeckt werden kann. Wir legen daher einen Fokus auf die Veränderung des Bedarfs und das daraus entstehende Delta. Um den Prozess schlank zu halten, haben wir hier jedoch auf ein differenziertes Berechnungsmodell mit mehreren Treibern verzichtet . Je nach Geschäftsmodell besteht hier ein Ansatzpunkt für einen Ausbau, um die vorliegende Komplexität adäquat abzubilden.

Ein zentraler Aspekt ist oftmals die Abstimmung mit dem Betriebsrat – was ist aus Ihrer Erfahrung hierbei zu beachten?

Markus Pauly: Es macht aus unserer Sicht auf jeden Fall Sinn, das Tool und auch das Vorhaben der Planung von vorne herein mit dem Betriebsrat zu besprechen. Denn spätestens, wenn es darum geht, aus den Ergebnissen (zum Teil vielleicht auch mitbestimmungspflichtige) Maßnahmen abzuleiten, hat der Betriebsrat in der Regel ein Auskunftsrecht.

Kai Berendes: Das ist auch meine Erfahrung. Streng genommen ist nach dem Betriebsverfassungsgesetz die Personalplanung primär Sache des Arbeitsgebers und sieht lediglich ein Informationsrecht des Betriebsrats vor – das ist erstmal wichtig zu wissen. Wir sind aber der Meinung, dass es sich dennoch lohnt, gemeinsam mit dem Betriebsrat Erkenntnisse (Chancen und Risiken) zu diskutieren. Gerade der Betriebsrat hat natürlich auch einen guten Einblick in die Mitarbeiterstruktur und kann damit einen wichtigen Beitrag leisten, wenn es darum geht, die im Rahmen der Personalplanung identifizierten Chancen und Risiken mit der Strategie abzugleichen. Am Ende geht es ja auch darum, Maßnahmen abzuleiten und diese erfolgreich umzusetzen. Und spätestens da sollte es ja nicht zu Blockaden kommen, sondern jedem klar sein, dass wir ohne diese Maßnahmen zukünftig nicht weiterkommen. Insofern ist die Einbindung unserer Erfahrung nach in jedem Fall lohnenswert, hat aber auch klare Grenzen. Die eigentliche Strategiearbeit ist nicht Sache der Betriebsräte. Jetzt sprechen wir ja bewusst KMUs an – da hat unter Umständen auch nicht jedes Unternehmen einen Betriebsrat. Dennoch stellen wir in dem Starter Set auch einen Ratgeber speziell für Betriebsräte zur Verfügung. Dieser stellt noch einmal die rechtliche Situation dar und macht Vorschläge, wie sich der Betriebsrat für einen konstruktiven Strategiedialog gezielt vorbereiten kann.

Was sind aus Ihrer Erfahrung typische Maßnahmen, die sich aus den Ergebnissen konkret ableiten lassen?

Kai Berendes: Der KMU-Planungsrechner ist kein Zaubertool. Er hilft bei der konkreten Ausgestaltung der HR-Initiativen entlang der HR-Wertkette. Darüber entsteht die neue Qualität. Ein Beispiel sind die Themenfelder Rekrutierung und Qualifizierung sowie die Gestaltung der Vielfalt der Belegschaft – zum Beispiel bezogen auf die Altersstruktur. Beide Themen hängen eng zusammen, denn wenn zum Beispiel keine Lehrlinge eingestellt werden, fehlen allenfalls zukünftig wichtige Fachkräfte. Auf der anderen Seite werden auch erfahrene Mitarbeiter benötigt, die auf Augenhöhe mit meinen Kunden sprechen können – beispielsweise bei der Beratung im Einzelhandel. Die Strategische Personalplanung unterstützt bei der Definition des richtigen Einstellungs-„Mixes“ und der Festlegung der Ausbildungspolitik. Vielen Entscheidern ist die im Vergleich zur Geschäftsdynamik eher träge Personaldynamik (zum Beispiel die Alterungsdynamik sowie notwendige Zeiten für die Qualifizierung) nicht bekannt beziehungsweise wird falsch eingeschätzt. Hier liegt ein entscheidender Nutzen des Ansatzes. Im Rahmen der gerade in Unternehmen so intensiv diskutierten Digitalisierung spielt auch die Personalentwicklung eine zentrale Rolle. Deswegen ist es für Unternehmen wichtig, zu wissen, welche Mitarbeitergruppen sie bezüglich welcher Kompetenzen qualifizieren sollten oder ob vielleicht sogar ganz neue Mitarbeitergruppen benötigt werden. Weitere relevante Aspekte sind die Bindung der Mitarbeiter und die Gestaltung von Entwicklungs- und Karrierepfaden. Es geht also darum, das vorhandene Spektrum an HR-Instrumenten auf Basis der Informationen, die das Tool generiert, noch gezielter zu nutzen. Zugleich bekomme ich auch eine Rückkopplung zu den strategischen Überlegungen, die ich im Vorfeld angestellt habe. Denn Strategieentwicklung sollte sich natürlich immer am Markt orientieren – aber die beste Strategie wird nicht umgesetzt werden können, wenn ich dafür von der Anzahl und auch Qualifikation her nicht die richtigen Mitarbeiter habe. Das Tool hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen daher dabei, ihre strategischen Überlegungen bezogen auf deren Machbarkeit mit den heute und in der Zukunft vorhandenen Ressourcen abzugleichen. So werden in der Strategiearbeit Außen- und Innensicht berücksichtigt.

Die strategische Personalplanung liefert wichtige Erkenntnisse für die strategische Gesamtausrichtung des Unternehmens.

Markus Pauly

Markus Pauly: Bei der DGFP haben wir das Tool auch für unsere eigene strategische Personalplanung eingesetzt. In diesem Prozess haben wir zuerst einmal die Frage diskutiert, ob die Job-Familien und die daraus abgeleiteten Qualifikationen auch in fünf Jahren noch die richtigen sind. An unserem eigenen Beispiel konnten wir durchaus einen Shift in Richtung redaktioneller Arbeit feststellen. Diese Kompetenzen haben wir heute noch nicht in dem zukünftig benötigten Ausmaß. Daher müssen wir diese Qualifikation bei vielen Mitarbeitern, die wir zukünftig einstellen, berücksichtigen – das war für uns ein wichtiges Learning. Zudem haben wir sehr intensiv über das Thema Fluktuation gesprochen. Das Tool erfordert es, dass sie sich darüber Gedanken machen, wie ihre Fluktuation eigentlich aussieht – und das war aus unserer Erfahrung eine sehr interessante und fruchtbare Diskussion. Daraus konnten wir ableiten, dass wir uns intensiver mit unseren Prozessen im Rahmen von Stellenausschreibungen und Onboarding auseinandersetzen müssen. Eine weitere zentrale Erkenntnis für uns war zudem, dass es Sinn macht, die Strategie und die strategische Personalplanung parallel zu entwickeln – genau wie es Herr Berendes auch gerade beschrieben hat. Eine Anpassung der Strategie hat unmittelbare Auswirkungen auf den quantitativen und qualitativen Personalbedarf. Und umgekehrt liefert auch die Personalplanung wiederum wichtige Erkenntnisse für die strategische Ausrichtung des Unternehmens.


Nähere Informationen zum Tool sowie weiterführenden Veranstaltungen erhalten Sie auch auf der Roadshow zum Thema „Strategische Personalplanung“. Einen Überblick über die Termine finden Sie auf: http://www.spp-kmu.de/veranstaltungen.

Zudem sprechen Dr. Kai Berendes und Markus Pauly auch auf dem DGFP // Kompetenzforum „HR-Strategien“, das am 31. Mai 2017 in Frankfurt stattfindet, über die Themen „SPP für KMU“ und „Strategische Personalplanung als Brückenbauer zwischen Unternehmensstrategie und HR-Funktionalstrategie“. Sollten Sie Interesse an einer vergünstigten Teilnahme an dieser Veranstaltung haben, kontaktieren Sie mich gerne unter info@hrstrategie.blog. Einen Austausch mit Praktikern bietet auch jedes Jahr die Dynaplan Convention. Dieses Mal am 14.11.2017 zu Gast bei den Stadtwerken München. Nähere Infos finden Sie hier.

Links zum Weiterlesen:


Über die Interviewpartner

paulyMarkus Pauly ist kaufmännischer Geschäftsführer der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP). Markus Pauly kommt von der Deutschen Lufthansa AG, wo er von 1995 an viele Jahre in leitenden Positionen tätig war. Der Diplom-Kaufmann begleitete dort unter anderem die Entwicklung des Miles & More Programms zum führenden europäischen Kundenbindungsprogramm und  übernahm die Finanz- und Personalleitungsfunktion für Westeuropa. Seit 2008 oblagen ihm die kaufmännischen und politischen Angelegenheiten für den Konzern am Standort Frankfurt.

Homepage: http://www.dgfp.de/ | E-Mail: Markus.Pauly@dgfp.de

berendesDr. Kai Berendes ist Experte für den Bereich strategische Unternehmensplanung mit Schwerpunkt Personal. Als Managementberater in St. Gallen begleitete er über 10 Jahre zahlreiche Projekte im Bereich der strategischen Personalplanung im In- und Ausland. Als Mitinhaber des Lösungsanbieters Dynaplan entwickelt er analytische Modelle für den erfolgreichen Umgang mit Komplexität auf Basis der Methode der Szenariosimulation. Zudem leitet er den Arbeitskreis Strategische Personalplanung (SPP), wo er mit Praktikern das Thema HR-Analytics und Strategische Personalplanung, u. a. auch im Rahmen der INQA-Initiative SPP für KMU, gemeinsam mit der DGFP stetig weiterentwickelt. Darüber hinaus ist er Lehrbeauftragter an der Universität St. Gallen (HSG).

Homepage: http://www.dynaplan.com/ | E-Mail: kai.berendes@dynaplan.com


Informationen zu den Projektbeteiligten

Institut für Beschäftigung und Employability IBE

ibeDer Schwerpunkt des Instituts für Beschäftigung und Employability IBE der Hochschule Ludwigshafen unter Leitung von Prof. Dr. Jutta Rump liegt auf der Erforschung von personalwirtschaftlichen Fragestellungen. Das IBE hat in einem Vorprojekt  die Umsetzung des „Check: Strategische Personalplanung“ verantwortet und ist im laufenden Projekt bei allen inhaltlichen und konzeptionellen Aufgaben involviert.

 

Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V.

dgfpDie Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. ist die größte Fachorganisation für Personalmanagement und Personalführung in Deutschland. Zentrales Anliegen ist die Förderung des Personalmanagements in Praxis, Forschung und Lehre. Die DGFP ist neben dem IBE mit fast allen inhaltlichen und konzeptionellen Aufgaben im Projekt betraut.

 

wmp consult – Wilke Maack GmbH

wmpRund um Fragen der Mitbestimmung, Beschäftigungssicherung und Mitarbeiterbeteiligung hat wmp consult in den letzten 15 Jahren eine ganze Reihe von Verbundprojekten geleitet. Die Ergebnisse dieser Projekte sind in zahlreiche Publikationen und Handlungsleitfäden eingeflossen. Aufgrund seiner Expertise verantwortet wmp consult vornehmlich die Projektergebnisse, die sich an Betriebsräte richten.

 

Dynaplan AG

dynaplanDynaplan ist ein Anbieter von Planungslösungen, der auf dem Gebiet der Simulation und Szenarioplanung bei strategischen und operativen Fragen in den Bereichen Human Resources und Finanzen & Controlling unterstützt. Dynaplan unterstützt das Projekt bei der konzeptionellen Gestaltung und technischen Umsetzung des KMU-Planungsrechners auf Basis der Softwarelösung Dynaplan Smia.

 

ZukunftsAllianz Arbeit & Gesellschaft

zaagDie ZukunftsAllianz Arbeit & Gesellschaft (ZAAG) und ihr Vorstandsvorsitzender Thomas Sattelberger bringen sich als Transferpartner in das Projekt mit ein. Die ZAAG ist Vordenker einer humanen Zukunft von Arbeit & Gesellschaft und „ÜbermorgenMacher“ durch ganzheitliche Konzepte, Forderungen und Umsetzungsimpulse sozialer Innovation.

 

 

Das Projekt wird gefördert durch:

Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS)

bmasDie Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) ist eine gemeinsame Initiative von Bund, Ländern, Verbänden und Institutionen der Wirtschaft, Gewerkschaften, Unternehmen, Sozialversicherungsträgern und Stiftungen. Ihr Ziel: mehr Arbeitsqualität als Schlüssel für Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit am Standort Deutschland. Dazu bietet die im Jahr 2002 ins Leben gerufene Initiative inspirierende Beispiele aus der Praxis, Beratungs- und Informationsangebote, Austauschmöglichkeiten sowie ein Förderprogramm für Projekte, die neue personal- und beschäftigungspolitische Ansätze auf den Weg bringen.


Quelle des Artikelbilds: http://www.spp-kmu.de

ein Kommentar

  1. […] Zahnen Technik das von Marcus Pauly, dem kaufmännischen Geschäftsführer der DGFP, vorgestellte KMU-Tool zur strategischen Personalplanung genutzt. So konnte sich die Geschäftsführung entlang eines strukturierten Prozesses gezielt mit […]

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