„Start-up HR“ – Interview mit Richard Schentke über skillbasiertes Staffing von Projekten

HR-Start-ups bringen derzeit viel frischen Wind in die Personal-Szene. In dieser Interviewreihe werden einige innovative Lösungen vorgestellt, die dafür sorgen sollen, dass die Personalarbeit in Zeiten der Digitalisierung noch einfacher, effektiver und effizienter wird. In meiner Interviewreihe „Start-up HR“ spreche ich heute mit Richard Schentke von icombine. Mit ihrer Lösung Project Pad helfen sie Unternehmen beim skillbasierten Projektstaffing und sorgen dadurch für schnellere, diversere und zufriedenere Projektteams.

Was ist die Idee hinter Eurem Start-up und was war Deine ganz persönliche Motivation, mit der Du das Unternehmen (mit-)gegründet hast?

Wir verfolgen mit unserem Startup das große Ziel, Selektionsprozesse im HR zu automatisieren und somit Menschen ohne lange Suchvorgänge miteinander zu verbinden. Unser Unternehmensslogan lautet deshalb auch: „Stop searching. Start exploring.“ Ich selbst war 3,5 Jahre als Consultant im HR tätig und habe gemerkt, wie hinderlich unstrukturierte Suchprozesse und unvollständige Informationsquellen sind. Implizites und verstreutes Wissen sollte deshalb aufgedeckt, sichtbarer und zugänglicher gemacht werden. Nicht jeder kann sich einen persönlichen Berater leisten, der alle wichtigen Informationen strukturiert, durchanalysiert und dann die besten Optionen für eine Entscheidung präsentiert. Also haben sich mein Co-Founder Robert und ich dazu entschlossen eine Software zu entwickeln, die genau das ermöglicht. Darüber hinaus wollen wir Unternehmen dabei unterstützen, den Ansprüchen der Generation Y gerecht zu werden, der wir ja selbst angehören: schneller Entscheidungen treffen zu können, mehr Kollaboration zu ermöglichen, Transparenz zu wahren und Potenziale zu schöpfen.


Implizites und verstreutes Wissen aufdecken und dadurch sichtbarer und zugänglicher machen


Welchen konkreten „Need“ Eurer Kunden sprecht Ihr an und welchen strategischen und/oder operativen Mehrwert bietet Ihr Euren Kunden?

In projektorientierten Umfeldern sehen wir einen starken Trend hin zum Freelancing. Besonders im Bereich IT/Softwareentwicklung ist erkennbar, dass sich Experten für die Selbstständigkeit entscheiden und für verschiedene Auftraggeber arbeiten, anstatt eine Festanstellung zu suchen. Ein ganz klarer Vorteile liegt auf der Hand: diverse Stärken können in unterschiedlichen Projekten zielgerichtet eingesetzt werden. Die Selbstbestimmung und das Erkennen, wo welche Fähigkeiten benötigt und eingesetzt werden können, führen zu mehr Selbstwertgefühl und Enthusiasmus. Unsere Idee besteht darin, dass auch festangestellte Mitarbeiter in den Genuss dieser Vorteile kommen.

Wir wollen ermöglichen, dass Unternehmen ihre Angestellten in diesem Sinne wie Freelancer behandeln. Das bedeutet, dass Mitarbeiter auf Basis ihrer verschiedenen Fähigkeiten, Erfahrungen, Wünsche und Verfügbarkeiten immer wieder flexibel auf neue Projektrollen gesetzt werden können. Dafür besteht konkreter Bedarf! Mit Project Pad automatisieren wir diesen Prozess und beschleunigen somit die Planungsphasen in Unternehmen, die vor der ständigen Herausforderung stehen ihre Projektteams skillbasiert zusammenzustellen und dabei Einsatzzeiten zu planen. Außerdem wird mit unserer Hilfe die Auslastung optimiert.


Skillbasierter Einsatz von Mitarbeitern in Projekten verbessert Staffing, Geschwindigkeit und Diversity


Darüber hinaus kommen wir auch dem Wunsch nach mehr Selbstorganisation, Transparenz und individueller Weiterentwicklung nach: Mitarbeiter werden mithilfe von Project Pad befähigt, selbst passende Projektrollen zu identifizieren und sich auf diese intern zu bewerben. Gleichzeitig erkennen wir mit einer Gap-Analyse, welche individuellen Entwicklungspotenziale vorhanden sind oder nach welchen Skills im Recruiting bzw. bei der Auswahl von Freelancern geschaut werden sollte, um das Unternehmen und die Projekte zu bereichern.

Der Mehrwert besteht also einerseits in der Automatisierung des „Staffings“ unter Einbindung interner und externer Mitarbeiter, andererseits steigern wir die Attraktivität des Unternehmens durch die Implementierung eines mitarbeiterorientierten, schlanken Prozesses.

Was genau unterscheidet Euch von anderen Anbietern auf dem Markt?

In über 100 Interviews mit Softwaredienstleistern, Beratungsunternehmen und Agenturen haben wir festgestellt, dass die fürs Staffing bislang weit verbreitete Kombination aus Exceltabellen, CV-Datenbanken, ERP-Software und informellen Netzwerken sehr ineffizient und intransparent ist. Es kommt leider häufig zu Fehlentscheidungen bei der Besetzung von Projekten. Darunter leidet nicht nur die Qualität der Projektumsetzung, sondern auch die Profitabilität und letztendlich die Mitarbeitermotivation. Es gibt bislang keine Software auf dem Markt, die bei der Identifizierung von passenden Mitarbeitern hilft und dabei die Selbstorganisation ermöglicht. Sogenannte „Projekt-Scheduler“ setzen bis heute immer voraus, dass der Projektinitiator oder Teamleiter genau weiß, wer für welche Rolle infrage kommt. Ab einer Größe von 50 Mitarbeitern ist es jedoch für diese Person praktisch nicht mehr möglich, einen Überblick über alle Fähigkeiten, Erfahrungen und Wünsche zu behalten.

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Der hohe manuelle Aufwand der Mitarbeiter- und Projektplanung wird durch unsere Technologie und Usability auf ein Minimum reduziert, da wir mit unserem Matching sofort objektive Entscheidungsgrundlagen liefern. Die Personalplanung könnte zum Beispiel bereits vorgenommen werden, während das Projekt beim Kunden akquiriert wird, sodass der Projektstart schnellstmöglich erfolgen kann. Wir erlösen unsere Nutzer außerdem von unstrukturierten Datenbanken. Die zeitaufwendige Buzzword-Suche in gängigen Softwarelösungen führt immer noch dazu, dass sich Menschen nicht finden, weil sie verschiedene Termini für denselben Begriff nutzen. Stattdessen bietet unsere Web-Applikation eine kompakte Lösung durch:

  • einfache Profilerstellungen mithilfe eines Online-Interviews und vordefinierten Fragen/Antworten (individuell anpassbar)
  • ein Live-Matching zwischen Projekt- und Mitarbeiterprofilen
  • effiziente, transparente Unterstützung beim Staffing von Projekten durch unseren Matching-Score, Gewichtungen und Rankings
  • erhöhte Zufriedenheit der Mitarbeiter und Optimierung der Arbeitsresultate durch die bestmögliche Passgenauigkeit auf Projektanforderungen
  • Optimierung bezüglich Auslastung der Mitarbeiter
  • aktive Bewerbungen der Mitarbeiter auf passende Projekte (Selbstorganisation) und die Einbindung von Freelancern in der Planungsphase
  • strukturierte Daten über den Mitarbeiter- und Projektpool sowie Anregungen zur Optimierung: Mitarbeitertrainings, Rekrutierungsmaßnahmen, Engpässe

Was sind in der Praxis konkrete Einsatzzwecke/Use Cases für Euer Produkt? Kannst Du dazu eine kurze Success Story beschreiben?

Hier ist ein rechnerisches Beispiel, dass sich auf unseren Mehrwert in der Projektplanung bezieht: In einem Softwareunternehmen mit 50 Mitarbeitern kamen bislang jede Woche drei Projektleiter für 2 Stunden zusammen, um die Mitarbeiterplanung vorzunehmen. Das waren also insgesamt knapp 26 Stunden jeden Monat. Die Opportunitätskosten liegen hier bei 2.000€ bis 3.000€, wenn man davon ausgeht, dass diese Zeit auch als aktive Arbeit im Kundenprojekt hätte fakturiert werden können. Mithilfe von Project Pad wird für die Planung nur noch 1/6 der Zeit benötigt, die Opportunitätskosten plus die monatliche Lizenz für Project Pad belaufen sich auf weniger als 1.000€. So kann dieses Unternehmen mehr als 10.000€ im Jahr gutmachen, weil Project Pad zum Einsatz kommt und die Projektleiter weniger Zeit zum Planen benötigen.


Mitarbeiter erstellen ihr individuelles Skillprofil in 5 Minuten und können zielgerichtet eingesetzt werden


Welche Voraussetzungen muss ich als Unternehmen schaffen, um Euer Produkt/Eure Leistung gezielt einsetzen zu können? Welche Fallstricke lauern Deiner Erfahrung nach in der Praxis und wie können diese gelöst werden?

Als SaaS-Lösung kann Project Pad generell sofort eingesetzt werden. Das Onboarding der Mitarbeiter geschieht über einen Link, es dauert ca. 5 Minuten bis ein Mitarbeiter das standardisierte, vollständige Skillprofil erstellt hat. Ab diesem Moment kann er auf Basis unseres Algorithmus für Projektrollen vorgeschlagen werden. Den Kern unserer Software bildet ja ein Fragebaum, der für jeden Kunden individuell abgestimmt wird. Da wir derzeit mit Softwareunternehmen zusammenarbeiten, haben wir in diesem Bereich bereits einen Fragekatalog, der sehr schnell für neue Kunden implementiert werden kann. Eine individuelle Abstimmung der Fragen gibt es in jedem Fall über ein Preview-System.

In der Praxis werden Projekte natürlich oft verschoben. Das bedeutet, die geplanten Einsatzzeiten müssen regelmäßig überprüft werden. Ansonsten stimmen die Auslastungen und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter nicht mehr. Wenn jedoch mehrere Beteiligte ein Auge auf die Planung haben, werden Fehler besser erkannt. Da die Mitarbeiter selbst auch Zugriff auf die Planungszeiten in Project Pad haben, können Korrekturen auch von ihrer Seite initiiert werden.


Links zum Weiterlesen


Über Richard Schentke

richard-schentke-profilRichard Schentke gründete nach dem Studium und beruflichen Stationen in den Bereichen IT und Personalberatung zusammen mit Robert Freytag iCombine. Mit ihrem Unternehmen verfolgen Sie das Ziel, Beratungsprozesse zu digitalisieren und große Datenmengen intelligent durch Software auszuwerten. Ihre Software Project Pad hilft Unternehmen dabei, die richtigen Mitarbeiter für anstehende Projekte zu identifizieren und deren Talente optimal zu nutzen.

Homepage: www.project-pad.com


Quelle des Artikelbilds: iCombine / Project Pad

ein Kommentar

  1. Hallo Herr Hollmann,

    vielen Dank für die Verlinkung zu Freelance Start. Project Pad ist eine hochinteressante Lösung, von der wir in Zukunft mit Sicherheit noch mehr hören werden.

    Viele Grüße
    Benjamin Brückner

    Gefällt 1 Person

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