„Start-up HR“ – Interview mit Simon Werther von HRinstruments über agile Feedbackinstrumente

HR-Start-ups bringen derzeit viel frischen Wind in die Personal-Szene. In dieser Interviewreihe werden einige innovative Lösungen vorgestellt, die dafür sorgen sollen, dass die Personalarbeit in Zeiten der Digitalisierung noch einfacher, effektiver und effizienter wird. In meiner Interviewreihe „Start-up HR“ spreche ich heute mit Prof. Dr. Simon Werther von HRinstruments über agile Feedbackinstrumente.

Was ist die Idee hinter Eurem Start-up und was war Deine ganz persönliche Motivation, mit der Du das Unternehmen (mit-)gegründet hast?

Wir entwickeln verschiedenste innovative Feedbackinstrumente, die sich unsere Kunden im Rahmen unserer Feedback-Toolbox individuell zusammenstellen können. Uns geht es dabei insbesondere um die Weiterentwicklung der Unternehmenskultur: Die Mitarbeiter nehmen mit Hilfe unserer Tools partizipativ an Entscheidungsprozessen teil und steuern eigenständig Feedbackprozesse. Besonders wichtig für die Umsetzung ist uns die konsequente Umsetzung von Agilität: sowohl zeitlich und inhaltlich, als auch bezüglich der Auswahl der Befragten in Richtung beliebige Gruppen von Feedbackgebern und der Integration externer Teilnehmer wie Kunden.

In der Vergangenheit habe ich immer wieder erlebt, dass Mitarbeiterbefragungen meist nur alle 1 bis 2 Jahre stattfinden und dass sie mit langen Planungs-, Durchführungs- und Auswertungsphasen einhergehen. Wenn die Mitarbeiter von den Ergebnissen erfahren, haben sie häufig bereits vergessen, was sie in der Befragung angegeben haben. Zudem mangelt es häufig an konsequenten und fokussierten Folgeprozessen, was bei Mitarbeitern zu Frustration führt. Mein Kollege Philipp Lehmayr und ich haben uns aufgrund dieser Erfahrungen vor der Gründung gefragt: Wie kann man Feedback anders angehen? In Zusammenarbeit mit verschiedenen Hochschulen haben wir daraufhin Studien durchgeführt und sind dabei auf Partizipation, Wertschätzung und Agilität als zentrale Erfolgsmerkmale von Feedback gestoßen. Diese Aspekte setzen wir seitdem konsequent in unserer Feedback-Toolbox um.


Partizipation, Wertschätzung und Agilität sind zentrale Erfolgsmerkmale von Feedbackprozessen


Für mich persönlich geht es auch um die Verabschiedung von starren und langwierigen Entwicklungsprozessen – sowohl für einzelne Mitarbeiter als auch für ganze Unternehmen. Digitale Tools machen Schnelligkeit, Flexibilität und Individualisierung möglich, wodurch ganz neue Entwicklungschancen für jeden von uns entstehen. Genau diese Chancen möchte ich bei unseren Kunden in den Mittelpunkt stellen!

Welchen konkreten “Need” Eurer Kunden sprecht Ihr an und welchen strategischen und/oder operativen Mehrwert bietet Ihr Euren Kunden?

Wir beobachteten in den letzten Monaten eine zunehmende Bedeutung des Themas Feedback über alle Branchen hinweg. Das war zum Zeitpunkt unserer Gründung und das Jahr danach noch ganz anders, so dass wir uns sehr über diese Entwicklung freuen. Warum das Thema Feedback bei so vielen Unternehmen aktuell auf die Agenda rutscht, hängt sicherlich auch mit den Schlagwörtern Digitalisierung und Agilität zusammen. Wie kann man als Unternehmen Prozesse konsequent und sinnvoll digitalisieren und gleichzeitig flexibel und agiler umsetzen? Welche neuen Möglichkeiten ergeben sich dadurch? Welche neuen Anforderungen resultieren daraus gleichzeitig für die Organisationsstruktur in Richtung offener Organisationsformen? Und welche Tools benötige ich, um diesen Wandel überhaupt erst zu ermöglichen und langfristig zu unterstützen?

An Feedback kann hier kein Unternehmen vorbeikommen. Wir unterstützen unsere Kunden sowohl auf der operativen Ebene, d. h. weg von zentralisierten, durch die Personalabteilung gesteuerten und aufwändigen Feedbackprozessen hin zu schlankeren aber umso wirksameren agileren Prozessen, die direkt von Mitarbeitern und Führungskräften gesteuert werden. Genauso ermöglichen wir unseren Kunden die Übersetzung von strategischen Unternehmenszielen in konkrete Prozesse und die Rückkopplung mit Feedbackschleifen, schließlich muss jede Strategie aktiv gelebt werden – und genau hier kommt Feedback sowohl zur Umsetzung als auch zur Überprüfung des Fortschritts ins Spiel.

Was genau unterscheidet Euch von anderen Anbietern auf dem Markt?

Wir bieten zum einen eine sehr breite Palette an Feedback-Tools an: Von sehr innovativen Formaten wie Instant Feedback, Pulsbefragungen oder unserer Feedback-App bis hin zu klassischeren Formaten wie Führungskräfte-Feedback, 360°-Feedback und Mitarbeiterbefragungen ist alles dabei. Im Gegensatz zu anderen Anbietern sind wir davon überzeugt, dass die ausschließliche Fokussierung auf Pulsbefragungen oder auf ein bestimmtes Feedbackformat nicht zielführend ist – schließlich ist nicht alles schlecht was bisher gemacht wurde, so dass wir unseren Kunden auch Kombinationen aus etablierten und neueren Formaten anbieten.


Feedbackinstrumente müssen individualisierbar sein – Fokussierung auf ein Verfahren ist nicht zielführend


Zum anderen bieten wir unseren Kunden viele Möglichkeiten zur Individualisierung auf allen Ebenen an. So können beispielsweise verschiedene Tools einzeln ausgewählt oder beliebig kombiniert werden, es können mehrere Vorlagen für einen Feedbacktyp angelegt werden, es können modulare Templates von Mitarbeitern und Führungskräften genutzt werden – um nur einige Customizing-Varianten zu nennen. Sowohl die Inhalte als auch die Prozesse werden bei uns vollständig auf die Kunden zugeschnitten – es können sowohl eigene Fragebögen verwendet als auch mithilfe unserer Experten neue Fragebögen individuell entwickelt werden und es können vielfältige Zyklen und zeitliche Prozesse umgesetzt werden. Jede Unternehmenskultur ist anders und die Historie jedes Unternehmens ist einzigartig, so dass wir sehr gute Erfahrungen mit dieser Individualisierung gemacht haben. Genau eine Konfiguration wäre zwar dankbarer für uns als Anbieter, aber die Realität könnte damit nicht abgebildet werden.

Was sind in der Praxis konkrete Einsatzzwecke/Use Cases für Euer Produkt? Kannst Du dazu eine kurze Success Story beschreiben?

Für jedes unserer Tools sind zahlreiche Einsatzszenarien denkbar, nachdem die Bandbreite unserer Feedback-Toolbox sehr groß ist.

Unbenannt

Mit Instant Feedback können Mitarbeiter und Führungskräfte proaktiv kurze Feedbacknachrichten – sog. „Peeks“ – versenden und anfragen. Bei einem Softwareunternehmen wird das beispielsweise zur persönlichen Entwicklung und zur Organisationsentwicklung eingesetzt. Genauso kann im Rahmen einer Veranstaltung beispielsweise eine Frage (z. B. „Welche Themen sollten Ihrer Meinung nach im Rahmen der heutigen Vollversammlung besprochen werden?“) an das Publikum versendet werden. Die versammelten Mitarbeiter beantworten die Frage via Smartphone in ihrer Feedback-App und es kann sofort mit dem Input der Mitarbeiter weitergearbeitet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob 20 oder 2000 Mitarbeiter anwesend sind. Genauso kann ich mir als Mitarbeiter oder Führungskraft zu einem beliebigen Zeitpunkt eine Rückmeldung von Kollegen einholen, wenn ich in Vorbereitung auf ein Training oder im Nachklang zu einem Coaching eine meiner Kompetenzen vertieft betrachten möchte.

Ein weiteres Tool ist die Pulsbefragung, die für sich bereits viele Anwendungsszenarien abbildet. Sie kann als eine flexible und kompakte Ergänzung zur jährlichen Mitarbeiterbefragung eingesetzt werden. In regelmäßigen Abständen (z. B. alle 3 Monate) können bei einem Versicherungskonzern mit mehreren tausend Mitarbeitern verschiedene oder wiederkehrende Themen abgefragt werden. Die Ergebnisse der Pulsbefragungen können dann für die Konzeption der jährlichen Mitarbeiterbefragung genutzt werden: Diejenigen Themen, die sich in den Pulsbefragungen als kritisch erwiesen haben, werden in der Mitarbeiterbefragung vertieft aufgegriffen. Genauso ist auch ein wöchentlicher Engagement Index denkbar, um Stimmungsschwankungen unter allen Mitarbeitern frühzeitig zu erkennen und bei Bedarf tiefer gehend nachzufragen. Durch die automatisierte Anbindung an die vorhandene IT-Architektur kann mit Hilfe einer Pulsbefragung zu einem beliebigen Zeitpunkt eine organisationsweite Befragung mit mehreren tausend Mitarbeitern und hunderten Ergebnisberichten vollständig selbstgesteuert unter Einhaltung höchster Anonymitäts- und Datenschutzstandards erfolgen. Agilität wird damit aktiv gelebt, da die Handlungs- und Reaktionsmöglichkeiten um ein Vielfaches zunehmen.

Ein anderes Szenario ist die Gestaltung einer individuellen jederzeit verfügbaren Entwicklungslandschaft mit 360°-Feedbacks, Instant Feedback und anderen Formaten, um Mitarbeitern und Führungskräften selbstgesteuerte Entwicklung zu ermöglichen. In einem mittelständischen Unternehmen der Automobilbranche kann auf diese Art und Weise die Personalentwicklung für mehrere hundert Mitarbeiter mit einer hohen Eigenverantwortung und Selbststeuerung aller Beteiligten umgesetzt werden. Jeder Mitarbeiter hat somit zahlreiche Möglichkeiten, zu beliebigen Zeitpunkten eigene Feedback- und daraus resultierende Entwicklungsprozesse anzustoßen.

Genauso sind klassische Tools in innovativer und flexibler Umsetzung denkbar, beispielsweise modulare Versionen verschiedener Feedbacks für Führungskräfte und 360°-Feedbacks mit unterschiedlichen thematischen Schwerpunkten, die bei einem kommunalen Unternehmen seit unserer Gründung erfolgreich eingesetzt werden. Wichtig ist dabei die systematische Verknüpfung mit Folgeprozessen, damit die Ergebnisse auch wirklich zu Veränderungen führen – das ist uns sowohl  bei klassischen als auch bei innovativen Tools ein sehr großes Anliegen.


Tools müssen immer in die bestehende Unternehmens- und Feedbackkultur integriert werden


Welche Voraussetzungen muss ich als Unternehmen schaffen, um Euer Produkt/Eure Leistung gezielt einsetzen zu können? Welche Fallstricke lauern Deiner Erfahrung nach in der Praxis und wie können diese gelöst werden?

Besondere Voraussetzungen gibt es nicht, allerdings muss die bestehende Feedbackkultur des Unternehmens natürlich berücksichtigt werden. Gerade Offenheit von Seiten des Managements und die Vorbildfunktion von Führungskräften darf hier nicht unterschätzt werden. Die Entwicklung und Etablierung einer aktiven Feedbackkultur, die von Partizipation und Wertschätzung geprägt ist, kann nicht innerhalb weniger Wochen oder Monate mit Hilfe eines einzigen Tools erreicht werden. Es handelt sich dabei viel mehr um einen langfristigen Veränderungsprozess, der durch unsere Feedback-Toolbox an vielen Stellen systematisch vorangetrieben und unterstützt werden kann. Wenn allerdings lediglich auf Basis von Tools ein Kulturwandel eingeleitet werden soll, dann kann das nur scheitern. Manchmal sind selbst die Personalabteilungen die Bremser beim Veränderungsprozess, weil sie sich natürlich genauso verändern müssten und dann nur noch halbherzig agieren – alleine daran wird deutlich, wie umfassend und grundlegend ein ernst gemeinter Veränderungsprozess ist.

Wir haben sehr gute Erfahrungen gemacht, wenn eine offene und transparente Kommunikation gegenüber allen Beteiligten erfolgt und wenn relevante Stakeholder wie Betriebs- und Personalräte sowie Datenschutzbeauftragte von Anfang an in das Projekt integriert werden. Bei der Einführung digitaler Feedbacktools gibt es zahlreiche Stolpersteine, gerade im Mittelstand und Großkonzern, doch bisher haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht und freuen uns umso mehr, dass die Offenheit aller beteiligten Stakeholder immer mehr zunimmt.

Für den erfolgreichen kontinuierlichen Einsatz sind unserer Erfahrung nach technische Schnittstellen von sehr großer Bedeutung. Sowohl Single-Sign-On als auch die automatisierte Anbindung an vorhandene HR-Software zum Import von Mitarbeiterdaten und Organisationsstruktur sind zwingend erforderlich, wenn die Feedback-Toolbox kontinuierlich und ohne Zugangshürden genutzt werden soll. Schnittstellen sind oftmals kein beliebtes Thema bei Personalverantwortlichen, aber neben den inhaltlichen Punkten handelt es sich dabei um zentrale Erfolgsfaktoren.


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Über Simon Werther

werther

Prof. Dr. Simon Werther ist neben seiner Tätigkeit als Gründer von HRinstruments auch Initiator und Vorsitzender der Fachgruppe HR-Startups im Bundesverband Deutsche Startups und Professor für Innovationsmanagement an der Hochschule der Medien Stuttgart. Außerdem ist er Vortragender und Moderator auf Kongressen und Tagungen sowie Autor zahlreicher Fachbücher und Fachartikel.

Homepage: www.hr-instruments.com  |  Twitter: @hrinstruments


Quelle des Artikelbilds: HRinstruments

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